تنظیمات سیستم

با توجه به یکپارچگی نرم افزار و ارتباط ماژولها با یکدیگر، برای ارسال سندهای موثر مالی از سایر ماژولها ، نیاز به تنظیمات در این قسمت داریم و با توجه به اینکه هر ماژول تنظیمات خود را دارد(مثلا در ماژول فروش: با ایجاد فاکتورفروش ، بایستی تنظیمات حسابهای مربوط به ثبت سند فروش در این قسمت درست انجام شود تا سند خودکاری که بابت ایجاد فاکتور فروش ثبت می شود صحیح باشد) در نتیجه با تنظیمات درست حسابها در این بخش می توان بالای 90% عملیات مالی را بصورت خودکار انجام داد.

برای انجام تنظیمات مربوط به حساب ماژول های مالی از قسمت تنظیمات سیستم (زیر مجموعه اطلاعات پایه)استفاده می شود.


دارای 6 تب به نام های تنظیمات صرافی، تنظیمات حسابداری، انبار، فروش، خرید، اموال می باشد که در هرکدام می توان تنظیمات مربوط به ماژول ها را انجام داد.

شکل زیر نمونه ای از تب تنظیمات صرافی را نمایش می دهد.

به منظور انتخاب حساب برای هرکدام از تنظیمات برروی باکس جلوی هر تنظیم کلیک کرده و از لیست باز شونده حساب ها، حساب موردنظر خود را انتخاب نمایید.

زبان اعداد : زبان دلخواه را انتخاب کنید.

حسابها : انتخاب حسابها در این بخش به معنای محدود کردن حسابهایی که در انتقال وجه و عملیات صندوق استفاده می شود.


 در شکل زیر نمونه ای از  تب "تنظیمات حسابداری" نمایش داده شده است :


صندوق پیش فرض (ارز پایه) : در این قسمت حساب صندوق برای کاربران مختلف تنظیم می شود.

حساب سود و زیان جاری :

حساب افتتاحیه/اختتامیه : در این قسمت حسابی که می خواهیم رکوردهای اسناد افتتاحیه و یا اختتامیه با آن ثبت شوند را انتخاب می کنیم.

حساب سود و زیان حاصل از تسعیر :

حسابها و اسناد پرداختنی :

حسابها و اسناد دریافتنی :

اسناد در جریان وصول :

اسناد برگشتی- دریافتنی / اسناد برگشتی پرداختنی : با انتخاب حساب برای این قسمت، رکوردهای حسابداری مربوط به چک های برگشتی دریافتنی/پرداختنی با این حساب ثبت می شود.

در این قسمت می توان یکی از دونوع حساب زیر را انتخاب کرد :

1- حساب عادی

2- حساب شخص اجباری

در صورتی که در فیلد اسناد برگشتی-دریافتنی و یا برگشتی-پرداختنی حسابی انتخاب نشده باشد و یا حسابی انتخاب شده یکی از دو نوع حساب ذکر شده در بالا نباشد، هنگام برگشت زدن چک به کاربر پیغام داده می شود.

حسابهای بانک : در این قسمت باید گروه حساب بانکهای ایجاد شده را انتخاب کنیم .

 ارز دوم : تعیین ارز دوم بعد از ارز پایه در سیستم

تاریخ شروع دفتر حساب : می توان مشخص کرد که شروع گزارش دفتر حساب از شروو ماه باشد یا شروع سال

واکنش به خروج از حد بودجه : این فیلد دارای دو گزینه‌ی "با جلوگیری" و "با هشدار" می باشد. در صورتی که با جلوگیری انتخاب شود، هنگام ثبت یا امضای سند بر اساس تنظیمات امضای تعیین شده برای اسناد(وضعیت موقت یا بالاتر)، بودجه یا اعتبار بررسی می شود و درصورت نبودن بودجه ای مصوب یا کافی اجازه ثبت را به کاربر نمی دهد. و اگر گزینه با هشدار انتخاب شود، در صورت نبودن بودجه ای مصوب یا کافی هنگام ثبت سند به کاربر پیغام هشدار نمایش داده می گردد.

کنترل خلاف ماهیت : دارای دو گزینه با هشدار و با جلوگیری می باشد.

رکورد هایی که حساب آنها با هشدار است پس از تایید از سمت کاربر ذخیره شده و در سند حسابداری، گزارش دفتر حساب، گزارش بستن حساب های موقت و سند اختتامیه  قرمز میشوند.
رکوردهایی که حساب آن ها با جلوگیری است، به هیچ عنوان نمی توان خلاف ماهیت آن حساب رکوردی ایجاد کرد و سیستم اجازه ثبت سند نمی دهد.

نحوه ارث بری کنترل خلاف ماهیت : دارای دو گزینه اختیاری و اجباری می باشد. 

نحوه ارث بری نیز به این شکل است که اگر اختیاری انتخاب شود : 
در صورت ست کردن کنترل ماهیت در تنظیمات حسابها از تنظیمات خوانده می شود و اگر در حسابها تنظیم شده باشد از حسابها خوانده می شود.

اگر اجباری انتخاب شود :
کنترل خلاف ماهیت تمامی حساب ها از روی تنظیمات سیستم خوانده می شود. 
حداکثر مجموع مبالغ چک ها در ماه : به منظور ایجاد تنظیمات برای حداکثر مبلغ چک های صادره در یک ماه می باشد.





تنظیمات ترکیب خودکار اسناد

در قسمت تنظیمات سیستم حسابداری، قسمتی با عنوان "تنظیمات ترکیب خودکار اسناد" برای نحوه خوردن سند وجود دارد که شامل موارد زیر است :

سند برای هر 1 روز : در این روش در هر روز یک سند حسابداری وجود دارد.
( این مورد یک روش پایه است یعنی تمام سه روش زیر با این روش ترکیب هستند)

سند برای هر کاربر : در این روش به ازای هر کاربر یک سند حسابداری وجود دارد و به ازای کاربران سند حسابداری ایجاد می شود.

سند برای تراکنش های هر ماژول : در این روش به ازای هر تراکنش و عملیات ایجاد شده در ماژول های مختلف مانند چک، فاکتور خرید، فروش و ... یک سند حسابداری مجزا ایجاد می شود.

سند برای هر تراکنش : در این روش به ازای تراکنش های هر ماژول یک سند حسابداری وجود دارد.

سند برای تراکنش های هم نوع هر ماژول : در این روش به ازای هرکاربر برای هر ماژول در روز یک سند حسابداری ایحاد می شود .